La facture en papier vit ses derniers jours

Nous avons déjà tous été submergés par l’accumulation des factures en papier à notre domicile ou à notre boulot. En plus, vous vous accorderez avec nous pour affirmer que les factures physiques ne sont pas vraiment nécessaires lorsque nous pouvons les numériser. Si vous pensez comme nous, cela tombe bien !

Figurez-vous que la loi de finances 2022 a prévu une suppression des factures en papier plus sur l’ensemble du territoire français. Vous n’êtes pas sans savoir que la loi veut obliger les entreprises à virer aux factures sous format électronique. Cette obligation initialement prévue pour 2024, est finalement reportée pour 2026.

Et ça tombe bien ! La dématérialisation de tous les documents fait depuis longtemps partie des objectifs de Clémentine.

Une facture électronique ou e-facture est une facture classique qui a la particularité d'être dématérialisée. Tous les standards d’une facture “normale” y figurent en conséquence. Toutes les étapes d’envois de ce type de facture se font alors électroniquement. De leur émission à leur réception.

Il ne faut cependant pas faire d’amalgames. Une facture physique scannée n’est en aucun cas une e-facture.

Avant que nous allions plus loin, il est capital que vous sachiez qu’il existe 3 catégories de factures électroniques.

2-1- Le format structuré.

Si jamais vous pensez que le format structuré d’une facture électronique n’est qu’un PDF envoyé par mail, vous avez tout faux. Ceci est en effet un peu plus complexe que ça. Une facture en format structuré doit être conçue dans le but premier de permettre une sécurisation des données. Mais ce n’est pas tout. Elle doit également assurer sa transmission automatique en bonne et due forme à l’administration fiscale.

2-2-Le format Hybride.

Il s’agit d’une facture qui a la particularité de pouvoir être lue par une personne physique et à la fois par une machine grâce à des informations structurées, comme s’il s’agissait d’une facture en format structuré. L’exemple le plus populaire de ce type de facture en Europe est le standard factur-X.

2-3-Le format non structuré.

Même si ce format ne fera plus long feu, il est encore d’actualité aujourd’hui. Il s’agit d’un format de facture en PDF ou en JPEG qui ne peut être lu que par des personnes physiques. Ainsi, il se trouve que les machines sont incapables de lire un tel format pour la simple raison que celui-ci n’est pas structuré. Comme mentionné plus haut, avec l’arrivée des nouvelles réglementations rendant obligatoire la facturation électronique, le format non structuré ne sera bientôt plus accepté.

Cette réforme d’abandon des factures en papier a pour objectif de :

• Favoriser la détection de la fraude à la TVA ;

• Simplifier la gestion et le suivi de la chaine de facturation ;

• Faciliter les déclarations de votre entreprise par le remplissage des déclarations de TVA ;

• Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité de votre entreprise.

Important : Les factures devront être envoyées dans un format structuré standard et devront transiter sur une plateforme identifiée.

Le passage à la facturation électronique représente un gain de productivité pour votre entreprise dans la mesure où elle permet :

• De réduire les coûts de traitement de vos factures ;

• Moins de charges administratives ;

• Une bonne gestion de votre trésorerie ;

• Un traitement des factures plus rapide ;

• La conformité des normes fiscales existantes.

Comme vous devez le savoir, le fait de transformer toutes les factures en factures électroniques implique obligatoirement la mise en place de nouvelles dispositions. L’une des règles primordiales qui prendra effet est qu’il ne vous sera désormais plus possible de transférer des factures par email. Ceci va devenir légèrement plus compliqué que ça, et c’est ici que les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) vont prendre intégralement le relais. 

La PDP est une plateforme qui a subi une procédure d’immatriculation par l’administration fiscale. Cette immatriculation est à renouveler par l’administration au bout de 3 années consécutives. Elle a pour rôle de convertir des documents, de les analyser, de les envoyer. Après l’envoi du document, elle va procéder de manière directe à la transmission des données qui y sont contenues au Portail Public de Facturation (PPF). À partir de là, le PPF ne manquera pas de transmettre les données collectées à l’administration fiscale. Afin de mieux vous aider à comprendre, nous vous avons élaboré un schéma qui illustre l’envoi des factures via les PDP.

Sur ce schéma, nous admettons que : 

• L’entreprise A transfère des factures aux entreprises B et D ;

• L’entreprise B reçoit des factures des entreprises A et C ;

• L’entreprise C transfère des factures aux entreprises B et D ;

• L’entreprise D reçoit des factures des entreprises A et C.

Le fonctionnement des factures électroniques sera déployé de manière progressive. Suite au report du calendrier de déploiement, la transition est programmée entre l’année 2026 et l’année 2027. Voici les détails du déploiement : 

• D'abord, au 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaires;

• D'abord, au 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaires;

NB : Lors de l’envoi d’une facture électronique via les PDP, les données qui y seront contenues seront directement et obligatoirement  transmises de manière automatique à l'administration fiscale . Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la comptabilité, nous vous invitons à consulter ici, le blog de Clémentine. Votre leader français de l’expertise-comptable 100% en ligne.