L'approbation des comptes annuels : définition et étapes

Chaque année, toutes les sociétés commerciales doivent déposer leurs comptes annuels au greffe. Pour ce faire, les comptes annuels doivent être approuvés par les associés de la société lors d'une assemblée générale. C’est ce qu’on appelle l’approbation des comptes annuels, une étape obligatoire liée à la tenue de la comptabilité d’une société.

L'approbation des comptes annuels est une procédure où les actionnaires ou les associés se réunissent pour valider les comptes financiers de l'exercice écoulé. Cette approbation signifie qu'ils reconnaissent la véracité et l'exactitude des documents comptables présentés, tels que le bilan, le compte de résultat et les annexes. Une fois les comptes approuvés, l'assemblée générale des actionnaires décide de l'affectation du résultat, par exemple sous forme de distribution de dividendes ou de mise en réserve. Cette procédure reflète la transparence financière de l'entreprise et sa conformité aux obligations légales, renforçant ainsi la confiance des parties prenantes.

Toutes les sociétés commerciales (SARL, EURL, SASU, SAS…) sont tenues d'approuver leurs comptes annuels et de les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce, même lorsqu'il s'agit d'une société unipersonnelle. Selon la taille ou la forme juridique de l'entreprise, les documents requis pour ce dépôt peuvent varier.

En revanche, bien que la plupart des sociétés civiles (comme les SCI) ou des sociétés agricoles doivent également approuver leurs comptes, elles ne sont généralement pas obligées de les déposer auprès du greffe.

Clôturer son exercice social

La clôture de l'exercice social, également appelée exercice comptable, est une étape essentielle qui marque le début du processus d'approbation des comptes annuels. Cette procédure consiste à établir les comptes de l'entreprise, offrant ainsi une vue d'ensemble de toutes les opérations effectuées au cours de l'année écoulée. La clôture se fait chaque année à une date fixe, à partir de laquelle vous disposez de 6 mois pour approuver les comptes.

Il est fortement conseillé de solliciter les services d'un expert-comptable pour la réalisation des comptes annuels.

Rédaction du rapport de gestion

La rédaction du rapport de gestion intervient après la clôture des comptes et est obligatoire pour les sociétés de type SARL et SAS.

Pour les EURL et SASU, cette obligation devient facultative sous certaines conditions. En effet, si l'associé unique de l'EURL ou de la SASU est une personne physique et également le seul gérant de la société, il peut être dispensé de produire un rapport de gestion, à condition que l'entreprise réponde à la définition des petites entreprises. Ces dernières sont définies comme ne dépassant pas deux des trois seuils suivants à la clôture de l'exercice :

• Un bilan de 4 millions d'euros

• Un chiffre d'affaires net de 8 millions d'euros

• Un effectif de 50 salariés

Le rapport de gestion a pour but de présenter l'activité de la société durant l'exercice comptable écoulé. Ce document doit inclure les éléments suivants :

• La situation et l'activité de la société

• Les résultats obtenus

• Les événements marquants de l'exercice

• L'évolution de la situation de l'entreprise

• Les activités de recherche et développement menées

• Les résultats financiers et la situation financière de la société

• Les délais de paiement

• Un récapitulatif des dividendes distribués au cours des trois dernières années

Ce rapport est essentiel pour une bonne communication sur la santé financière et les perspectives de l'entreprise.

Organiser l’Assemblée Générale

L'assemblée générale annuelle doit être organisée dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice social afin d'approuver ou non les comptes de l'entreprise. Avant la tenue de cette réunion, le gérant doit transmettre aux associés plusieurs documents essentiels : l'inventaire, les comptes annuels, le rapport de gestion, ainsi que le rapport du commissaire aux comptes, si nécessaire. Les associés doivent être convoqués à l'assemblée générale avec un préavis moyen de 15 jours.

Lors de l'assemblée, le gérant présente son rapport, et les associés se prononcent sur l'approbation, la modification ou le rejet des comptes sociaux selon la majorité stipulée dans les statuts. Ils décident également de l'affectation des bénéfices, que ce soit en les réservant, en les reportant sur l'exercice suivant, ou en les distribuant sous forme de dividendes.

Toutes les décisions prises lors de cette assemblée sont consignées dans un document appelé "Procès-Verbal". Ce dernier constitue la preuve formelle de l'approbation ou du refus des comptes. Le Procès-Verbal doit obligatoirement être transmis au greffe du tribunal de commerce, accompagné des comptes sociaux annuels, du rapport de gestion (le cas échéant), et du rapport du commissaire aux comptes s'il y en a un. L'envoi de ces documents marque la fin du processus d'approbation des comptes.