Journal comptable : définition, réalisation et exemple

En répertoriant chaque opération économique réalisée, le journal comptable offre une vue d’ensemble indispensable pour suivre l’évolution de votre activité, évaluer la santé financière de votre structure et remplir vos obligations fiscales. Sa bonne tenue reflète non seulement la rigueur de votre organisation, mais devient également un outil de pilotage stratégique.

Quels sont ses rôles ? Est-il obligatoire ? Comment bien l’organiser et le remplir ? Cet article répondra à toutes vos questions sur le journal comptable.

Le journal comptable est un registre où sont consignées, de manière chronologique, toutes les opérations financières réalisées au cours d’un exercice comptable. Ces opérations incluent aussi bien les entrées d’argent, comme les ventes, que les sorties, telles que les achats ou le paiement des salaires.

Est-ce obligatoire de tenir un journal comptable ?

La tenue d’un journal comptable est une obligation légale pour la plupart des entreprises. Les micro-entreprises en sont exemptées, mais elles doivent tout de même enregistrer leurs recettes dans un livre dédié et, si nécessaire, tenir un registre d’achats.

Par ailleurs, comme pour toutes pièces comptables, les journaux comptables doivent être conservés pendant au moins 10 ans, afin de garantir leur disponibilité en cas de contrôle fiscal ou administratif.

Le rôle principal du journal comptable est de garantir une gestion rigoureuse et transparente des flux financiers de l’entreprise. Il sert à enregistrer toutes les opérations financières, ce qui permet de suivre avec précision les mouvements d’argent entrants et sortants. Grâce à cette organisation, l’entreprise peut contrôler la fiabilité de ses écritures comptables, surveiller en temps réel sa santé financière, et s’assurer que ses obligations fiscales sont correctement remplies.

Le journal comptable joue également un rôle essentiel en tant que preuve en cas de litige ou de contrôle fiscal, car il offre une traçabilité complète des transactions.

Le journal comptable est structuré en deux colonnes principales :

• La colonne des débits : elle correspond aux sorties d'argent ou aux charges. Par exemple, cela inclut les sommes à payer aux fournisseurs ou encore les emprunts contractés auprès d’une banque. Ces montants représentent ce que l’entreprise doit ou dépense.

• La colonne des crédits : à l’inverse, cette colonne recense les rentrées d’argent ou les produits. Cela peut inclure les factures encaissées par les clients ou les immobilisations encore en possession de l’entreprise.

Un principe fondamental de la comptabilité repose sur l’équilibre entre ces deux colonnes : la somme des débits doit toujours être égale à la somme des crédits. Ce principe, connu sous le nom de comptabilité en partie double, garantit la cohérence et l'exactitude des écritures comptables. Ainsi, chaque opération est enregistrée de manière équilibrée pour refléter fidèlement la réalité financière de l’entreprise.

Les journaux comptables se divisent en deux grandes catégories : le journal comptable et les journaux comptables auxiliaires.

Le journal comptable (ou livre-journal) 

Le journal comptable, également appelé livre journal, regroupe toutes les écritures comptables de l’entreprise, classées par ordre chronologique. Il offre une vue d’ensemble des flux financiers pour un exercice donné. Les écritures qui y figurent peuvent provenir directement des transactions ou être issues de journaux auxiliaires. 

Les journaux comptables auxiliaires 

Une entreprise peut légalement tenir un seul et unique journal comptable. Cependant, pour des raisons pratiques et pour améliorer la lisibilité ainsi que le suivi de ses transactions, il est souvent recommandé d’utiliser plusieurs journaux auxiliaires. Ces journaux permettent de classer les opérations par type, offrant ainsi une organisation plus claire et une gestion simplifiée. 

Voici les différents journaux comptables auxiliaires :  

• Le journal des achats

• Le journal des ventes

• Le journal de banque

• Le journal de caisse

• Le journal des opérations diverses

Ces différents journaux permettent de structurer et d’organiser les écritures comptables pour respecter les obligations légales tout en facilitant l’analyse financière.

💡 À savoir : En comptabilité de trésorerie, seuls le journal de trésorerie (caisse et banque) et le journal des opérations diverses (OD) sont utilisés. En comptabilité d’engagement, plusieurs journaux auxiliaires sont nécessaires : achats, ventes, trésorerie et OD, pour un suivi plus détaillé.

Comme indiqué précédemment, une entreprise peut tenir des journaux comptables auxiliaires pour une meilleure lisibilité et un suivi simplifié des mouvements. Voyons ces principaux journaux comptables plus en détails.

Le journal des achats

Le journal des achats regroupe toutes les acquisitions de biens, de matières premières et de services, y compris les frais généraux tels que les loyers, les frais de téléphone ou encore la publicité. Chaque opération y est détaillée avec la date, la nature de l'achat, le fournisseur et le montant. Les comptes couramment utilisés sont ceux des fournisseurs (classe 401), des charges (classes 60, 61, 62) et de la TVA déductible (classe 4456).

Le journal des ventes

Le journal des ventes enregistre toutes les factures de ventes réalisées par l’entreprise. Les informations incluent la date de la transaction, le client, le montant et les conditions de paiement. Les comptes principaux ici sont ceux des clients (classe 411), des produits (classe 70) et de la TVA collectée (classe 4457).

Les journaux de trésorerie

Les journaux de trésorerie couvrent toutes les transactions financières liées aux mouvements de caisse et de banque. Ils permettent un suivi précis des encaissements et décaissements. Les comptes concernés incluent celui des banques (classe 512) et celui de la caisse (classe 53).

Le journal des opérations diverses

Le journal des opérations diverses est utilisé pour toutes les opérations qui ne rentrent pas dans les catégories précédentes. Cela comprend notamment les écritures de régularisation, les provisions, les amortissements, les salaires ou encore les écritures de bilan. Selon les besoins, il peut être subdivisé en journaux spécialisés comme un journal de TVA ou un journal des salaires.

Un journal comptable doit être composé de certains éléments obligatoires pour que celui-ci soit valable. Ces éléments sont les suivants : 

• La date de l’opération

• Le libellé de l’écriture comptable (exemple : “Achat de fournitures”)

• Le numéro du compte qui concerne l’opération

• Le numéro de la pièce comptable concernée

• Le montant de l’opération, précisé dans la colonne du débit ou du crédit

Pour y voir plus clair, voici un exemple d’un modèle de journal des ventes : 

Voyons comment réaliser un journal comptable, étape par étape.

1. Choisir entre journal ou journaux auxiliaires

Le choix entre un journal unique et des journaux auxiliaires dépend des besoins spécifiques de votre entreprise et de la complexité de sa gestion financière. Si votre activité génère un volume limité d’opérations financières, un journal unique peut suffire pour consigner toutes les transactions. 

Cependant, pour une meilleure organisation et une analyse plus détaillée des mouvements, il est souvent recommandé d'utiliser plusieurs journaux auxiliaires, tels que le journal des achats, des ventes, de trésorerie ou des opérations diverses. Ces journaux permettent de classer les transactions par type, facilitant ainsi leur suivi et leur contrôle.

Dans le cas où plusieurs journaux auxiliaires sont utilisés, ils doivent être centralisés dans un journal comptable principal, qui regroupe toutes les informations pour une vue d’ensemble cohérente.

2. Choisir entre format papier ou numérique

Le choix entre un journal comptable au format papier ou numérique vous appartient, car il n’existe aucune obligation légale imposant un format spécifique. Toutefois, il est important de prendre en compte les avantages et les contraintes de chaque option avant de faire votre choix.

Le format papier peut convenir aux petites structures ou aux entrepreneurs qui préfèrent une méthode traditionnelle. Cependant, il présente des inconvénients notables : les ratures et les blancs sont interdits, ce qui peut compliquer les corrections d’erreurs. De plus, le classement et l’archivage physique demandent de l’espace et une organisation rigoureuse.

Le format numérique, en revanche, est fortement recommandé pour sa praticité et sa conformité aux règles comptables. Il permet d’éviter les erreurs liées aux ratures et facilite les modifications tout en garantissant la traçabilité des écritures. Les outils numériques, comme Excel ou les logiciels de comptabilité, offrent également une meilleure accessibilité, un gain de temps et une organisation plus optimisée. Ils simplifient également le stockage des données et les recherches ultérieures, tout en réduisant les risques de perte ou de détérioration des documents.

Bien que le choix reste libre, le format numérique se révèle être une option efficace et adaptée aux exigences légales et pratiques de la tenue comptable.

3. Respecter les règles de tenues d’un journal comptable

Pour tenir un journal comptable, certaines règles doivent être respectées afin de garantir sa conformité et sa fiabilité. Voici les principales :

• Chaque opération comptable doit être enregistrée avec une correspondance entre les débits et les crédits, garantissant que la somme des deux est toujours équilibrée.

• Les écritures doivent être consignées jour par jour, sans regrouper des opérations sur plusieurs jours. Cela permet de maintenir un suivi précis et en temps réel des mouvements financiers.

• Le journal comptable ne doit comporter ni ratures, ni blancs, ni modifications non justifiées. Toute correction doit être effectuée par une extourne (une écriture inverse) pour conserver la traçabilité.

• Les montants enregistrés doivent être exprimés dans la devise officielle du pays où se situe le siège social de l’entreprise.

4. Respecter la présentation du journal comptable

Pour garantir une présentation conforme et claire du journal comptable, il est essentiel de l’organiser sous forme de tableau. Ce tableau doit inclure tous les éléments obligatoires précédemment mentionnés, à savoir :

• La date de l’opération

• Le libellé de l’écriture comptable (par exemple : Achat de fournitures)

• Le numéro du compte associé à l’opération

• Le numéro de la pièce comptable correspondante

• Le montant de l’opération, inscrit dans la colonne du débit ou du crédit

Sur la partie droite du tableau, deux colonnes distinctes doivent être réservées pour les montants :

• Une colonne dédiée aux débits

• Une colonne dédiée aux crédits

Ces deux colonnes doivent impérativement être équilibrées : la somme totale des débits doit toujours être égale à la somme totale des crédits, afin de respecter le principe de la comptabilité en partie double.

5. Organiser et conserver les journaux

Pour conserver et organiser correctement les journaux comptables, il est essentiel de les classer soigneusement, exercice par exercice, afin de pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin. 

Cette organisation méthodique est d’autant plus importante que la loi impose de garder ces documents pendant au moins 10 ans après la fin de l’exercice concerné. 

Pour faciliter la conservation et l’organisation de ces journaux, il est possible d’utiliser des logiciels de gestion comptable comme Clementine.fr.

Quelle est la différence entre le journal comptable et le grand livre comptable ?

Le journal comptable enregistre chronologiquement toutes les opérations financières, avec date, libellé, montants et comptes débités/crédités. Le grand livre comptable regroupe ces opérations par compte, offrant une vue détaillée des mouvements et des soldes de chaque compte.

Qui doit tenir un journal comptable ?

Le journal comptable doit être tenu par toutes les entreprises, à l'exception des auto-entrepreneurs et des micro-entreprises. C'est une obligation légale pour suivre et enregistrer chaque opération financière. Sa gestion peut être assurée par l'entrepreneur, un comptable ou un expert-comptable.