Procès-verbal d’assemblée générale : comment le rédiger ?

Le procès-verbal d’assemblée générale est bien plus qu’un simple compte rendu de réunion. C’est un document essentiel qui atteste de la légalité des décisions prises et qui peut avoir des répercussions importantes pour l’entreprise, surtout en cas de litige. Que vous soyez une petite structure ou une société plus importante, sa rédaction doit être rigoureuse pour éviter tout vice de forme. Dans cet article, nous vous expliquons pas à pas comment rédiger un procès-verbal conforme aux obligations légales

Le procès-verbal d’assemblée générale est un document juridique qui atteste des décisions prises lors d'une assemblée générale. Il est essentiel que ce document soit rédigé de manière précise et qu'il soit conservé correctement, car il sert de preuve en cas de litige. Le procès-verbal garantit que les droits des associés ont été respectés. Imposé par la loi, sa réalisation est obligatoire après chaque assemblée générale.

Même pour les EURL et les SASU, qui ne sont pas tenues de tenir une assemblée générale, un procès-verbal doit être rédigé pour toutes les décisions prises.

Le procès-verbal doit être coté et paraphé par un juge du tribunal de commerce ou d’instance, ou bien par le maire ou un adjoint au maire de la commune où se trouve le siège social de l’entreprise. Si le procès-verbal est rédigé sur des feuilles mobiles, celles-ci doivent être numérotées de manière continue et paraphée. En revanche, si le document est conservé dans un registre, il n'est pas nécessaire de le coter ou de le parapher.

Dans le cas général

Le procès-verbal d'assemblée générale doit comporter certaines mentions obligatoires afin d'être valide. Il doit inclure, dans un premier temps, la date et le lieu de la réunion, ainsi que les noms et prénoms de tous les associés de l'entreprise présents ou représentés. Le PV doit également mentionner les documents et rapports soumis à l'assemblée générale, ainsi qu'un résumé des débats. Enfin, il doit contenir le texte des résolutions, qu'elles soient adoptées ou non, ainsi que le résultat des votes. Le procès-verbal doit ensuite être signé par les gérants de l'entreprise. Dans le cas d'une Société en Nom Collectif (SNC), le PV d'AG doit être signé par chacun des associés présents.

Pour les SARL

Concernant les entreprises en SARL, certaines mentions doivent être ajoutées à celles mentionnées précédemment. Le procès-verbal d'assemblée générale de SARL doit inclure le nom, prénom et qualité du président de séance. Le PV doit également indiquer le nombre de parts sociales détenues par chaque associé de l'entreprise. Enfin, le PV d'AG peut mentionner la survenance éventuelle d'un incident technique, comme un problème de visioconférence, si celui-ci a perturbé le déroulement de l'assemblée générale. Ce procès-verbal doit être établi et signé par les gérants, et, le cas échéant, par le président de séance.

Pour les SA

Pour les entreprises en SA, le procès-verbal doit comporter, en plus des mentions obligatoires classiques, le mode de convocation, l'ordre du jour, la composition du bureau, ainsi que le nombre d'actions participant au vote et le quorum atteint. Comme pour les entreprises en SARL, le PV d'AG peut également mentionner la survenance éventuelle d'un incident technique ayant perturbé le déroulement de l'assemblée générale. Le procès-verbal doit être signé par les membres du bureau.

Qui rédige le PV d’AG ?

Le PV d’AG est généralement rédigé par l'un des gérants de l'entreprise. Cependant, une autre personne compétente, comme un secrétaire de séance ou un juriste, peut également être désignée pour cette tâche.

La rédaction du procès-verbal peut également être confiée à une personne expérimentée, comme un expert-comptable, ce qui est fortement recommandé. En effet, l’expert-comptable, qui connaît bien le fonctionnement de l’entreprise, peut garantir une rédaction précise et conforme aux exigences légales.

Quelles conséquences en cas d’erreur sur le procès-verbal ?

Un oubli ou une erreur concernant les mentions obligatoires peut entraîner la nullité du procès-verbal et, par conséquent, l'annulation de l'assemblée générale. Cette nullité peut être soit relative, soit absolue. Cela se produit principalement lorsque les règles de convocation ne sont pas entièrement respectées et que cette irrégularité a une influence sur l'issue du vote. De même, une imprécision dans l’ordre du jour ou la prise de décisions non prévues peut également entraîner l'annulation du procès-verbal.