Recouvrement d’une facture impayée : les procédures

Se protéger des factures impayées est nécessaire pour toute entreprise qui veut éviter de connaître des problèmes de trésorerie. Pour obtenir le paiement d’une facture, il est indispensable de respecter une procédure de recouvrement qui se décompose en deux phases : le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire.

Afin de conserver des relations commerciales saines et harmonieuses avec vos débiteurs, il est recommandé de commencer avec eux une procédure de recouvrement amiable. Composée de plusieurs étapes, elle vous permettra dans la plupart des cas d’éviter d’avoir à intenter une action en justice et d’obtenir votre recouvrement d’une facture impayée.

L’appel téléphonique, les lettres de relance et la mise en demeure sont les trois actions qu’il est possible de mettre en œuvre afin de procéder au recouvrement amiable de votre facture.

L’appel téléphonique

Lorsque votre client ne règle pas une facture dans les délais impartis, la première étape consiste à le relancer par téléphone. Il est toutefois essentiel de rester dans le cadre légal : vous ne devez en aucun cas exercer de pression sur lui, que ce soit par un ton agressif, des menaces, ou par des appels fréquents ou à des heures inappropriées. De tels comportements sont punissables par la loi.

Cette relance téléphonique a pour but de rappeler à votre client son obligation de payer. Si, cependant, vous ne parvenez pas à le joindre ou que vos appels restent sans réponse, il sera nécessaire d'envoyer une ou plusieurs lettres de relance.

De plus, si un client vous doit de l'argent, vous pouvez envisager de rédiger une reconnaissance de dette. Ce document écrit engage votre débiteur à vous régler ce qu'il vous doit et constitue une preuve précieuse en cas de litige.

Les lettres de relance

Après un appel téléphonique, il est courant d'envoyer des lettres de relance pour rappeler à un client du recouvrement d’une facture impayée... La première lettre, qui peut être envoyée par email, sert simplement à notifier le client de l'échéance de sa dette. Il est important d'y joindre la facture concernée.

Si cette première relance reste sans réponse et que le client n'a toujours pas réglé sa dette, il est alors approprié d'envoyer une deuxième puis éventuellement une troisième lettre de relance.

La deuxième lettre a pour but de rappeler la première relance et d'inviter le client à y répondre. N'oubliez pas d'inclure cette première lettre ainsi que la facture impayée en pièces jointes.

La troisième lettre de relance, plus ferme, informe le client qu'une procédure judiciaire pourrait être envisagée en cas de non-paiement. Il est crucial d'y joindre les deux précédentes lettres ainsi que la facture impayée.

Il est également possible de se limiter à deux lettres, en fonction de la relation que vous entretenez avec le client. L'essentiel est de graduer l'envoi des relances pour préserver la relation commerciale, surtout avec un client fidèle.

Enfin, sachez que cette étape de relance n'est pas obligatoire. Vous pouvez choisir de passer directement de l'appel téléphonique à une mise en demeure, bien que cela puisse nuire à la relation avec le client.

La mise en demeure

En comparaison aux lettres de relance, la mise en demeure d’un client pour le non-paiement d’une facture produit des effets juridiques. Afin qu’elle soit valable, la mise en demeure doit respecter plusieurs conditions de forme et comporter certaines mentions obligatoires.

C’est seulement après l’envoi d’une mise en demeure qu’il vous sera possible d’engager une procédure judiciaire pour le recouvrement de vos factures.

Si un conflit avec votre client ne peut être résolu à l'amiable, plusieurs options de recouvrement judiciaire sont disponibles pour le contraindre à régler ses factures impayées. Contrairement au recouvrement amiable, qui repose sur la persuasion, le recouvrement judiciaire impose à votre partenaire commercial l'obligation de s'acquitter de ses dettes.

L’injonction de payer, le référé provision et l’assignation en paiement sont les trois procédures existantes pour obtenir le recouvrement judiciaire de votre facture.

L’injonction de payer

La procédure d'injonction de payer est une démarche simple, rapide et peu coûteuse, qui s'effectue sans la présence du débiteur, ce dernier n'étant pas convoqué au tribunal. Elle est particulièrement adaptée aux petits litiges, comme ceux concernant une facture d'un montant modeste, lorsque le débiteur n'a pas de contestation à formuler, ou encore lorsque le dossier ne présente pas de difficultés particulières.

Il est important de noter que le tribunal compétent et le formulaire CERFA requis varient en fonction de la créance. Deux critères sont à prendre en compte : la nature de la créance (civile ou commerciale) et son montant. Pour une créance allant de 0 à 10 000 euros, c'est le Tribunal d'Instance qui est compétent, tandis que pour une créance supérieure à 10 000 euros, il faudra s'adresser au Tribunal de Grande Instance.

Après le dépôt de votre requête, le tribunal peut rendre une ordonnance d'injonction de payer, rejeter partiellement la demande, ou la refuser en totalité. Si, après avoir reçu l'injonction, le débiteur persiste à ne pas régler sa dette, vous pourrez alors envisager des mesures de saisie par le biais d'un huissier.

Le référé provision

Le référé provision est une procédure simple et peu coûteuse, qui permet de percevoir rapidement le recouvrement d’une facture impayée. À l'instar de l'injonction de payer, si le débiteur ne vous rembourse pas après l'émission de l'ordonnance de référé provision, vous pouvez faire saisir ses biens par un huissier, puis vous faire payer sur le produit de leur vente via une saisie-vente.

Cependant, il est important de noter que cette procédure n'est applicable que si votre créance ne fait pas l'objet d'une contestation sérieuse. Autrement dit, vous devez être en mesure de prouver que votre client vous doit bien la somme réclamée. Cette voie est donc principalement utilisée dans les cas où il n'y a pas de litige avec le débiteur et où une action rapide est nécessaire, notamment en cas de risque d'insolvabilité du client.

L’assignation en paiement

L'assignation en paiement est une démarche plus longue et coûteuse, conduisant à un procès classique. Cette voie est souvent choisie lorsque le recouvrement d'une facture n'a pas pu être obtenu par une procédure d'injonction de payer ou de référé provision. Elle est donc utilisée en dernier recours ou lorsque ces autres procédures ne sont pas applicables, par exemple, si le débiteur conteste fermement la facture.

Comme pour les autres procédures judiciaires de recouvrement, l'assignation en paiement aboutit à la saisie des biens du débiteur par un huissier, sur ordre du juge. L'huissier se rend alors au domicile du débiteur pour saisir et vendre ses biens afin de régler la dette.

Clementine propose désormais un service complet de recouvrement de factures pour aider ses clients à sécuriser leur trésorerie. Directement depuis leur interface, les utilisateurs peuvent déposer leurs factures impayées et profiter d'une solution efficace pour le recouvrement, tout en préservant la relation commerciale avec leurs clients. Avec ce service, Clementine offre une gestion simplifiée et avantageuse des créances, garantissant une approche personnalisée et transparente pour chaque situation.

Le traitement de vos factures impayées

Si vous disposez d'une facture impayée, il est possible de la soumettre directement via votre interface Clementine. Vous pourrez bénéficier d’un service de recouvrement pour les créances B2B et B2C sans montant minimum requis, permettant même le recouvrement amiable de factures anciennes. Pour entamer le processus, seule une copie de la facture impayée est nécessaire, et des pénalités de retard peuvent être ajoutées si elles sont prévues dans le contrat. Le recouvrement démarre sous 48 heures et peut inclure un échéancier de paiement. 

Les clients peuvent suivre l’avancement de leur dossier en ligne. En cas de paiement direct par le débiteur, il est important d’informer Clementine pour interrompre la procédure. Si le débiteur est en redressement ou liquidation judiciaire, la procédure s’arrête, et il faut déclarer la créance auprès du liquidateur.

Les actions de Clementine

L'étude de recouvrement adopte une approche progressive et adaptée pour récupérer votre créance, tout en préservant vos relations commerciales.

• Pédagogie : L’étude fournit des explications claires et bienveillantes à votre débiteur.

• Contact : Un contact personnalisé est établi pour mieux comprendre la situation.

• Actions progressives : Des mesures adaptées sont mises en œuvre, avec une intensification si nécessaire, tout en maintenant le dialogue.

💡 À savoir : Si le recouvrement amiable ne suffit pas, vous avez la possibilité de choisir la voie judiciaire pour récupérer votre créance.

La tarification

Pas de frais cachés ! Aucun abonnement ni frais de dossier. Vous ne payez que si Clementine réussit à récupérer la créance. La commission appliquée varie entre 10% et 15% du montant récupéré :

• Pour les créances de moins de 5 000€, la commission est de 15%.

• Pour les créances supérieures à 5 000€, la commission est de 10%.

Le montant prélevé est visible sur votre interface avant l’envoi de la facture pour recouvrement. En cas d’échec, aucun frais ne sera imputé et Clementine vous fournit un certificat d’échec de la procédure amiable.

Les conditions d’accès au service

Pour utiliser le service de recouvrement, les créances doivent répondre aux critères suivants :

• Certaine, liquide et exigible :

  • Certaine : l’existence de la créance ne doit pas être contestée.

  • Liquide : le montant doit être déterminé.

  • Exigible : la créance doit être arrivée à échéance.

• Identification du débiteur : Le débiteur doit être identifiable et solvable. Un débiteur est considéré comme insolvable s’il est en cessation de paiements ou sous procédure de redressement judiciaire.

• Aucune règle spécifique de recouvrement : Les créances ne doivent pas être soumises à des règles de recouvrement déontologiques ou confidentielles.

• Factures émises en France : Le service ne concerne que les factures émises en France, envers des débiteurs situés en France ou à l'étranger.

💡 À savoir : l’étude de recouvrement se réserve le droit de refuser les créances qui ne remplissent pas ces critères.