Les notes de frais : qu’est-ce que c'est ?

Vous vous demandez comment vous faire rembourser vos dépenses professionnelles ? Les notes de frais sont la solution. Dans cet article, découvrez tout ce que vous devez savoir pour sur les notes de frais pour vous faire rembourser de vos dépenses professionnelles.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Définition d’une note de frais

Une note de frais est un document que les employés utilisent pour se faire rembourser les dépenses engagées dans le cadre de leur travail. Par exemple, lorsqu'un salarié voyage pour une mission professionnelle, il peut avoir des frais de transport, d'hébergement ou de restauration.

En remplissant une note de frais, il détaille ces dépenses afin que l'entreprise puisse les vérifier et procéder au remboursement. Ce système permet à l'entreprise de garder une trace précise des dépenses professionnelles tout en assurant que les employés ne sont pas financièrement pénalisés pour des coûts liés à leurs fonctions.

Quels sont les types de frais remboursables ?

Les types de frais qui peuvent être remboursés sont ceux que les employés engagent directement pour accomplir leurs tâches professionnelles. Par exemple, lorsqu'un salarié doit se déplacer pour une réunion ou une formation, les coûts de transport comme les billets de train ou d'avion sont souvent pris en charge. De même, si ce déplacement nécessite une nuitée, les frais d'hôtel et de restauration peuvent être remboursés. 

Il arrive aussi que des dépenses liées à l'achat de matériel spécifique, à l'utilisation du téléphone ou d'internet pour des raisons professionnelles soient couvertes par l'entreprise. L'objectif est toujours de s'assurer que le salarié n'ait pas à supporter financièrement les dépenses nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

Comment justifier les notes de frais ?

Pour justifier les notes de frais, il est important de fournir des justificatifs précis pour chaque dépense réalisée. 

Les frais de repas

Pour les frais de repas, il est nécessaire de conserver les tickets de caisse ou les factures des restaurants où les repas ont été pris dans le cadre professionnel. Ces documents doivent mentionner la date, le montant dépensé et le nom de l'établissement, ce qui permet à l'entreprise de vérifier la légitimité de la dépense.

Les frais kilométriques

En ce qui concerne les frais kilométriques, il est indispensable de tenir un carnet de bord détaillant chaque déplacement effectué avec son véhicule personnel pour des raisons professionnelles. Ce carnet doit préciser les dates, les motifs des trajets, les lieux de départ et d'arrivée, ainsi que le nombre exact de kilomètres parcourus. Ces informations permettent de calculer le montant du remboursement selon le barème kilométrique en vigueur.

Les frais de transports

Pour les frais de transports tels que les billets de train, d'avion ou de taxi, il faut présenter les billets originaux ou les confirmations de réservation qui attestent du déplacement. Ces justificatifs doivent également indiquer le coût du trajet, la date et le trajet effectué, afin que l'entreprise puisse s'assurer que ces dépenses sont directement liées à l'activité professionnelle.

Les frais d’hébergement

Pour les frais d'hébergement, les factures d'hôtel ou de location doivent être fournies. Ces documents doivent comporter le nom de l'établissement, les dates du séjour, le détail des services facturés et le montant total payé. En présentant ces justificatifs complets, le salarié facilite le processus de vérification et de remboursement par l'entreprise, tout en respectant les obligations légales en matière de comptabilité.

Certaines dépenses spécifiques, comme les frais vestimentaires déductibles des impôts, peuvent être intégrées à vos notes de frais si elles répondent aux conditions professionnelles et disposent de justificatifs.

Comment fonctionne le remboursement des notes de frais ?

Le remboursement des notes de frais s'effectue selon deux méthodes principales que l'employeur peut adopter. Il peut choisir de rembourser les frais au réel, c'est-à-dire couvrir exactement les dépenses engagées par le salarié sur présentation des justificatifs, ou opter pour une indemnité forfaitaire, une allocation globale correspondant aux frais estimés. Cette modalité de remboursement peut être précisée dans le contrat de travail du salarié.

L'employeur est également en droit d'imposer un délai pour la justification des notes de frais. Si le salarié ne fournit pas les justificatifs dans le temps imparti, les frais concernés ne seront pas remboursés.

Les frais réels

Pour le système des frais réels, le salarié est remboursé de la somme exacte qu'il a dépensée dans le cadre professionnel, à condition de présenter les preuves de paiement correspondantes. Sans ces justificatifs, aucun remboursement ne peut être effectué.

L’indemnité forfaitaire

Avec le système forfaitaire, l'employeur verse au salarié une allocation globale destinée à couvrir les frais professionnels engagés. Le salarié assume alors la gestion de ses dépenses et n'a pas besoin de fournir de justificatifs pour être indemnisé.